Objectivo
Gestão e partilha segura de documentos electrónicos dentro de uma organização.
Funções Principais
Gestor
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- Criar/Gerir utilizadores e grupos
- Configurar permissões de utilizador e grupos
- Gestão de fluxos de trabalho
- Auditar documentos
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Utilizador
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- Armazenar e gerir documentos
- Colaborar em documentos
- Controlo de versão de documentos
- Pesquisa baseada em etiquetas, palavras-chave e conteúdo
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Formatos de Documento
O DocVault – eDMS suporta uma variedade de tipos de documento:
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- Texto
- Imagem
- Videos
- Áudio
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Resumo Características Principais
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- Interface de utilizador totalmente baseada na web
- Autenticação segura
- Gestão de grupos e utilizadores
- Controlo de versões dos documentos
- Colaboração em documentos
- Fluxos de trabalho (análise, revisão e aprovação)
- Listas de controlo de acesso
- Pesquisa de texto completo
- Suporte multi-língua
- Suporte várias extensões de ficheiros.
- Tarefas automáticas
Benefícios
Armazenamento
Armazenamento
Os utilizadores armazenam os seus documentos numa plataforma segura e centralizada.
Os documentos podem ser marcados, organizados, versionados e editados conforme a necessidade.
Segurança
Segurança
Configuração de controlos de acesso seguros para que as informações confidenciais sejam acessíveis apenas com credenciais autorizadas e monitorização da atividade do utilizador.
Produtividade
Produtividade
Faça a gestão da sua documentação com mais eficiência e concentre o foco nas suas atividades principais de negócio.
Colaboração
Colaboração
Permite aos utilizadores aceder, editar, versionar, comentar e distribuir documentos em tempo real em qualquer lugar.
Relatórios
Relatórios
Fornecem acesso rápido e fácil à informação, centralizando a gestão de dados, automatizando fluxos de trabalho, rastreando o histórico de documentos, facilitando a colaboração e aumentando a responsabilidade. Relatórios mais precisos e oportunos implicam uma melhor tomada de decisão.
Fluxos de Trabalho & Automação
Fluxos de Trabalho & Automação
Reduz o tempo e o esforço necessários no processamento de documentos, melhorando a precisão e a consistência. Aumenta a produtividade, reduz o risco de erros, custos e problemas de conformidade.
Pesquisa
Pesquisa
Facilidade nas pesquisas, fornecendo recursos de pesquisa de texto completo e indexando o conteúdo dos documentos. Aumenta a eficiência, reduz o tempo necessário para localizar documentos relevantes e melhora a precisão.
Optimização de Custos
Optimização de Custos
Reduz os custos de papel, armazenamento, impressão e envio de correspondência. Melhora a conformidade, a colaboração e a comunicação. Factores que implicam uma economia de custos significativa.
Sectores
Pequenos Negócios
Pequenos Negócios
Utilizam o software para organizar a papelada, armazenar contratos e outros documentos importantes, bem como aceder aos dados com segurança a partir de qualquer dispositivo.
Estado
Estado
Utiliza o software para manter registos e acompanhar a conformidade entre departamentos, através do acesso seguro a dados confidenciais.
Escolas e Universidades
Escolas e Universidades
Utilizam o software para armazenar informação documental sobre registos, notas e transcrições dos alunos, bem como, o acompanhamento de tarefas do corpo docente.
Organizações Sem Fim Lucrativo
Organizações Sem Fim Lucrativo
Utilizam o software para gerir documentos relativos a doações, acompanhamento de horas, atividades de voluntários e armazenar arquivos importantes com segurança.
Instituições Financeiras
Instituições Financeiras
Aproveitam o software para armazenamento seguro de documentos financeiros, como contratos de empréstimo, documentos legais, comprovativos de depósito e extratos bancários.
Advogados e Profissionais Jurídicos
Advogados e Profissionais Jurídicos
Acedem ao software para arquivar documentos legais num ambiente seguro e protegido.
Instituições de Saúde
Instituições de Saúde
Armazenam registos médicos electrónicamente com segurança baseados nas soluções robustas oferecidas pelo software.
Retalho e Fabricantes
Retalho e Fabricantes
Acompanham os níveis de stock com mais eficiência armazenando as informações do produto num sistema organizado que automatiza processos com códigos de barras ou etiquetas RFID.
Concessionárias e Oficinas Automóvel
Concessionárias e Oficinas Automóvel
Documentam os pedidos de reparação rapidamente, ficando estes armazenados numa plataforma centralizada e acessível através de qualquer dispositivo.
Consultores e Freelancers
Consultores e Freelancers
Melhoram a eficácia, a colaboração e os cronogramas dos projetos, permitindo acompanhar os dados e a documentação dos clientes.
Profissionais do Sector Imobiliário
Profissionais do Sector Imobiliário
Armazenam documentos valiosos, como licenças, escrituras e outros contratos com segurança.
Seguradoras
Seguradoras
Gerem as informações dos clientes e documentos de apólices eletrónicamente para partilha segura e recuperação de dados.
Empresas de Construção Civil
Empresas de Construção Civil
Simplificação de processos no armazenamento planos, especificações e plantas num sistema organizado.
Exportadores e Importadores
Exportadores e Importadores
Aceder a dados de qualquer local para acompanhamento de remessas, verificação de documentos e acompanhamento dos regulamentos de exportação/importação.
Editores e Criadores de Conteúdo
Editores e Criadores de Conteúdo
Armazenamento de grandes arquivos multimédia, bem como, a gestão dos fluxos de trabalho da equipa criativa.