O DocVault – eDMS é uma aplicação web (SaaS) de gestão documental.

Objectivo

Gestão e partilha segura de documentos electrónicos dentro de uma organização.

Funções Principais

Gestor

- - Criar/Gerir utilizadores e grupos
  - Configurar permissões de utilizador e grupos
  - Gestão de fluxos de trabalho
  - Auditar documentos

Utilizador

- - Armazenar e gerir documentos
  - Colaborar em documentos
  - Controlo de versão de documentos
  - Pesquisa baseada em etiquetas, palavras-chave e conteúdo

Formatos de Documento

O DocVault – eDMS suporta uma variedade de tipos de documento:

- - Texto
  - Imagem
  - Videos
  - Áudio

Resumo Características Principais

- Interface de utilizador totalmente baseada na web
- Autenticação segura
- Gestão de grupos e utilizadores
- Controlo de versões dos documentos
- Colaboração em documentos
- Fluxos de trabalho (análise, revisão e aprovação)
- Listas de controlo de acesso
- Pesquisa de texto completo
- Suporte multi-língua
- Suporte várias extensões de ficheiros.
- Tarefas automáticas

Benefícios

Armazenamento

Os utilizadores armazenam os seus documentos numa plataforma segura e centralizada.
Os documentos podem ser marcados, organizados, versionados e editados conforme a necessidade.

Segurança

Configuração de controlos de acesso seguros para que as informações confidenciais sejam acessíveis apenas com credenciais autorizadas e monitorização da atividade do utilizador.

Produtividade

Faça a gestão da sua documentação com mais eficiência e concentre o foco nas suas atividades principais de negócio.

Colaboração

Permite aos utilizadores aceder, editar, versionar, comentar e distribuir documentos em tempo real em qualquer lugar.

Relatórios

Fornecem acesso rápido e fácil à informação, centralizando a gestão de dados, automatizando fluxos de trabalho, rastreando o histórico de documentos, facilitando a colaboração e aumentando a responsabilidade. Relatórios mais precisos e oportunos implicam uma melhor tomada de decisão.

Fluxos de Trabalho & Automação

Reduz o tempo e o esforço necessários no processamento de documentos, melhorando a precisão e a consistência. Aumenta a produtividade, reduz o risco de erros, custos e problemas de conformidade.

Pesquisa

Facilidade nas pesquisas, fornecendo recursos de pesquisa de texto completo e indexando o conteúdo dos documentos. Aumenta a eficiência, reduz o tempo necessário para localizar documentos relevantes e melhora a precisão.

Optimização de Custos

Reduz os custos de papel, armazenamento, impressão e envio de correspondência. Melhora a conformidade, a colaboração e a comunicação. Factores que implicam uma economia de custos significativa.

Sectores

Pequenos Negócios

Utilizam o software para organizar a papelada, armazenar contratos e outros documentos importantes, bem como aceder aos dados com segurança a partir de qualquer dispositivo.

Estado

Utiliza o software para manter registos e acompanhar a conformidade entre departamentos, através do acesso seguro a dados confidenciais.

Escolas e Universidades

Utilizam o software para armazenar informação documental sobre registos, notas e transcrições dos alunos, bem como, o acompanhamento de tarefas do corpo docente.

Organizações Sem Fim Lucrativo

Utilizam o software para gerir documentos relativos a doações, acompanhamento de horas, atividades de voluntários e armazenar arquivos importantes com segurança.

Instituições Financeiras

Aproveitam o software para armazenamento seguro de documentos financeiros, como contratos de empréstimo, documentos legais, comprovativos de depósito e extratos bancários.

Advogados e Profissionais Jurídicos

Acedem ao software para arquivar documentos legais num ambiente seguro e protegido.

Instituições de Saúde

Armazenam registos médicos electrónicamente com segurança baseados nas soluções robustas oferecidas pelo software.

Retalho e Fabricantes

Acompanham os níveis de stock com mais eficiência armazenando as informações do produto num sistema organizado que automatiza processos com códigos de barras ou etiquetas RFID.

Concessionárias e Oficinas Automóvel

Documentam os pedidos de reparação rapidamente, ficando estes armazenados numa plataforma centralizada e acessível através de qualquer dispositivo.

Consultores e Freelancers

Melhoram a eficácia, a colaboração e os cronogramas dos projetos, permitindo acompanhar os dados e a documentação dos clientes.

Profissionais do Sector Imobiliário

Armazenam documentos valiosos, como licenças, escrituras e outros contratos com segurança.

Seguradoras

Gerem as informações dos clientes e documentos de apólices eletrónicamente para partilha segura e recuperação de dados.

Empresas de Construção Civil

Simplificação de processos no armazenamento planos, especificações e plantas num sistema organizado.

Exportadores e Importadores

Aceder a dados de qualquer local para acompanhamento de remessas, verificação de documentos e acompanhamento dos regulamentos de exportação/importação.

Editores e Criadores de Conteúdo

Armazenamento de grandes arquivos multimédia, bem como, a gestão dos fluxos de trabalho da equipa criativa.